Loading...

неделя, 26 април 2009 г.

Работа с електронна поща - съвети и трикове

СЪВЕТИ И ТРИКОВЕ ЗА РАБОТА С ЕЛЕКТРОННА ПОЩА

С изпращането и получаването на електронна поща лесно се свиква, тъй като то не изисква никакви усилия. Сигурни сме обаче, че ежедневно получавате и камари нежелани писма - шеги, обяви за работа, предложения за абонамент, досадни оферти за различни продукти и други подобни, които така се смесват с наистина необходимите ви съобщения, че става наистина трудно да се ориентирате. Какво можете да направите?
В настоящата статия ще ви предложим правила за избягване на спам (родовото наименование на нежеланата поща). Освен това ще откриете способи за работа с прикрепени файлове и за запазване на критичната ви информация. Така че преди да отворите отново пощенската си кутия прочете следващите редове.

Подредеността е здраве
За да бъде винаги подредена пощенската ви кутия, трябва да организирате съобщенията си още с пристигането им. Дръжте самата кутия (Inbox) празна: отговаряйте бързо, препращайте писмата в друга папка или директно ги препращайте (forward) към другo лице. Опитайте се да избегнете конвенционалния азбучно подреден списък с email папки, като създавате собствени папки.
Друг вариант е да филтрирате входящите съобщения според събитията и изпращачите. Можете, например, да настроите Eudora да сигнализира звуково при получаване на съобщение от шефа, след което съобщението да се изпраща в папката “Работа” и да се изписва на екрана на компютъра ви. По-простите филтри оцветяват различно различните видове съобщения или съобщенията от различни хора. Ще бъдете приятно изненадани да научите в каква степен могат да ви улеснят филтрите при сортиране на пощата.

Филтрирайте нежеланата поща
Като че ли най-добрата защита срещу нежеланата поща е изборът на подходящ интернет доставчик. Уеб базираните услуги на доставчици като Hotmail и Yahoo също предлагат отлични пощенски филтри; други интернет доставчици се опитват да се борят със спама чрез блокиране на известни с досадната си натрапчивост домейни. Така че при избор на доставчик на интернет имайте предвид и въпросите, свързани със защитата от нежелана поща.
Следващата степен на защита са филтрите, известни още като правила (inbox rules). Те проверяват входящата поща, определят произхода й и я насочват към кошчето за боклук, ако отговаря на определени критерии. Създаването на филтри е лесно след като сте настроили няколко, които идентифицират общи характеристики на нежеланите писма. Някои програми за електронна поща позволяват да копирате съществуващите правила и чрез промяна на няколко думи да блокирате допълнителни източници на спам.

ВНИМАНИЕ:
Докато се учите да създавате филтри съществува опасност някой от тях да изпрати важно съобщение от шефа ви в кошчето за боклук. За да се подсигурите срещу такива инциденти, препращайте филтрираната поща в папка за “предполагаема спам” и от там изтривайте писмата ръчно на всеки няколко дни.
И така, опитайте се да създадете филтър за блокиране на домейни на държави, често използвани от изпращачите на спам - двубуквените им кодове се намират в заглавната част на съобщението. Към момента сред “фаворитите” са Южна Корея (.kr), Китай (.cn), Чили (.cl) и Словения (.si).
Outlook Express
Отидете в Tools, Message Rules, Mail. Кликнете на бутона Cancel, за да затворите (засега) диалоговата кутия New Mail Rule и влезте в Blocked Senders докато сте в диалоговата кутия Message Rules. Кликнете на бутона Add и въведете email адреса на изпращача на нежелана поща, като например +++++++++++++++++или пък домейна, който изпраща пощата, като да кажем spamorama.com.
Outlook 2000
Отидете в Tools, Rules Wizard, New. Изберете кутията, наречена ‘Check messages when they arrive’, след което кликнете на Next. Отметнете специфични думи в Rule description и въведете кода за държавата (например .kr). Сега изберете Next и ‘Move it to the specific folder’. Кликнете на синята подчертана дума в Rule description, укажете папката си за нежелана поща и кликнете на Finish. Ако започнете да получавате спам от домейн на друга държава, Outlook 2000 дава възможност да копирате това правило и лесно и бързо да го модифицирате за кода на новата държава.
Eudora
За да създадете филтър в Eudora, кликнете с десен бутон на мишката и изберете Make Filter. Отидете в полето с домейна (ще бъде или в полето From или в Any Recipient) и изтрийте всичко, предхождащо датата и името на държавата. Изберете Transfer to Existing Mailbox, намерете папката Possible Spam и кликнете на Create Filter. В рекламната версия на Eudora (версия 5.0.2) кликнете на бутона In, изберете папката Possible spam и кликнете на Create folder.

Ограниченията на сървъра
Когато някой ви изпраща електронно съобщение, преди да бъде поето от клиента ви за електронна поща (например Outlook), то минава през сървъра на вашия доставчик на Интернет. Проблемът е, че в пощенската ви кутия постепенно започват да се натрупват съобщения. Повечето доставчици ограничават мястото на сървъра за входяща поща на едно лице в рамките на 5 MB до 10 MB.
За тези, които често изпращат и получават по-големи файлове, могат да бъдат полезни услуги като WhaleMail (www.whalemail.com). Тази уеб-базирана услуга е напълно безплатна и ви позволява да съхранявате до 75 MB в пощенската си кутия в продължение на 2 седмици. Тя позволява още да давате достъп на други лица до файловете вътре.
По начало, email приложението ви би трябвало на няколко дни автоматично да изтрива от сървъра на доставчика писмата, които сте изтеглили. Ако обаче не го прави, доставчикът ви ще откаже да приема повече ваша поща, когато преминете лимита - особено ако работите с по-големи файлове. Можете да получите и предупреждение, но ако не стана така, ето какво трябва да направите.
Outlook Express 5.5 и Outlook 2000
Кликнете на Tools, Accounts и изберете съответната сметка. Кликнете на Properties, Advanced, отметнете ‘Leave a copy of message on server’ и ‘Remove from server after 5 days’ (така е по подразбиране), като промените дните от 5 на 2.
Eudora
Изберете Tools, Options, Incoming Mail. Кликнете на ‘Delete from server after 0 days’, като промените стойността по подразбиране (0) на 2.

Добавете и нещо от себе си
Електронните съобщения могат да бъдат доста голи, когато им липсва оформлението и структурата на писмо. Вие обаче можете лесно да придадете по-автентичен вид на писмата си, като ги изпращате със сигнатура, която указва на получателя кой сте и как да се свърже с вас. В зависимост от ползваната от вас email сметка, можете да разполагате с вградени характеристики за модификация, които ви позволяват да увеличите данните в края на изходящата поща. В Hotmail, например, кликнете на Options и изберете Signature. Въведете текста, който желаете да се добавя към съобщението и кликнете ОК.
Ако вашата сметка няма възможност за автоматично добавяне на данни за вас, а вие имате нужда от това, ви остава да си откриете друга при друг доставчик.

Проверка на прикрепени файлове за вируси
Всички прикрепени към електронната поща файлове имат един обединяващ елемент - те са потенциални вирусоносители, които могат да увредят сериозно системата ви. Затова е най-добре винаги преди да отваряте такива файлове първо да ги записвате на твърдия си диск и да ги проверявате с антивирусна програма.
Outlook Express 5.5 и Outlook 2000
Отворете електронното съобщение, изберете File и Save Attachments. Отидете в папката, където искате да съхраните прикрепения файл.
Eudora
Eudora може автоматично да изпраща прикрепените файлове в указана от вас папка. Отидете в Tools, Options, Attachments и кликнете на бутона Attachment directory.
Ако търсите максимална сигурност, се снабдете с VBS Defender. Този безплатен инструмент блокира всички VBS (Visual Basic script) червеи при всички email клиенти. Програмата можете да намерите на диска към списанието.
Добро решение би могло да бъде надстройка към Outlook 2002.
Ако отворите в Outlook прикрепен файл, който съдържа червей, последният започва да

изпраща свои копия към всички в адресната ви книга. Тук основното е да не кликвате върху заподозрения файл. Имайте предвид, че на теория това изглежда много лесно, но на практика не е точно така. Именно поради тази причина Microsoft направи Outlook 2002 максимално дурако-устойчив, така че ако имате притеснения в тази насока, помислете за надстройка. Програмата проверява файловите разширения на прикрепените файлове и ако прецени, че при тях рискът е голям, просто не ги отваря.
Списъкът с подозрителни файлове на Outlook включва много често ползвани файлове като EXE (executable), VBS (Visual Basic script) файлове и HLP (help) файлове. Дори и наистина да имате нужда да обменяте такива файлове, Outlook няма да ви позволи. Затова в такива случаи можете да опитате с компресирани файлове, които да изпращате с файлово разширение ZIP. Другият вариант е да използвате безплатна уеб базирана интернет сметка. Изглежда неудобно, но си заслужава с оглед повишената сигурност.


Съвети за борба с нежеланата поща
Отблъсквайте спама. Това е най-добрият начин да избягате от списъците на изпращачите на нежелана поща. Използвайте безплатния Bounce Spam Mail, който изпраща съобщения на изпращача на нежелана поща, гласящи, че електронният ви адрес е невалиден. Програмата е включена на диска към списанието.
Недейте да предизвиквате нежеланата поща. Ако четете пощенски или новинарски групи, блокирайте нежеланата поща чрез промяна на електронния адрес, така че да не работи, ако се използва във вида, в който сте го въвели, но да е ясно как изглежда наистина.

По-голямата част от нежеланата поща, която получавате не е действително адресирана към вас. За щастие два приятни филтъра в Eudora изпращат всяко съобщение, което не е за вас в папката за “предполагаем спам”.
Отидете в Tools, Address Book, New. Създайте си псевдоним Me и въведете електронните адреси, от които получавате редовно писма. Сега отидете на Tools, Filter и кликнете на New. От първия падащ списък Header, изберете Any Header. Променете Contains на Intersects Nickname и въведете Me в полето вдясно. За Action, от падащия списък, изберете Skip Rest и оставете другите празни.
Следвайте същите стъпки, за да създадете втори филтър, като пак изберете от падащия списък “Header” “Any Header”, но този път оставяйки Contains както си е и полето вдясно - празно. За Action, от падащия списък изберете Transfer To, след което изберете папката за нежелана поща. Накрая преместете тези два филтъра в дъното на списъка с филтри.

Кардинални правила за електронната поща
Дори и редовните ползватели на електронна поща могат понякога да нарушат етикета. Ако спазвате кардиналните правила за електронната поща обаче, винаги ще казвате точно това, което имате предвид.
1. Бъдете дискретни
Не отговаряйте на съобщение, изпратено до повече хора с “Благодаря” или “Съгласен съм” - вместо това отговаряйте дискретно. Независимо за какво става дума, намерете баланса преди да отговорите (включително и по отношение дължината на отговора).
2. Подпишете се
Подписът в края на писмото ви, показва на получателя кой е изпращача, като същевременно осигурява и друга полезна информация. Не прекалявайте обаче с дължината - не е препоръчително подписът, заедно с електронния ви адрес, да е по-дълъг от 3 реда.
Още нещо: Можете да добавите “mailto:” преди вашия адрес, като например “mailto:http://www.banskoagent-007.com”. При кликване на този адрес, автоматично се отваря нов прозорец за съобщения.
3. Внимавайте на кого отговаряте
Получили сте съобщения от десетина човека и искате да отговорите на един от тях. Внимавайте - проверете дали не сте натиснали Reply to All.
4. Не омърсявайте писмото си
Псуването и ругаенето по интернет са проява на, да кажем, лош вкус. Избягвайте ги, а ако все пак много ви се ще да включите нещо такова в писмото, то поне го смекчете малко, като го замените със звездички. Грубият език често звучи значително по-зле в писмо и дори писма, чиято цел изобщо не била такава, могат да звучат доста студено и отблъскващо.
5. Не се предоверявайте на граматическите си познания
Винаги отделяйте секунда, две за проверка за грешки на писмото ви. Най-добре е да настроите програмата си да проверява съобщенията автоматично. Не се приема като извинение фактът, че клиентът ви за електронна поща не включва вграден инструмент за проверка - отидете на SpellCheck.net. Тази он-лайн услуга е безплатна и включва освен речника и възможност за превод на френски, немски и испански език.
6. Не вдигайте фалшива тревога
използвайте функцията Return Receipt, само когато за вас е жизнено важно да сте сигурен, че писмото ви е било получено. Прекалената употреба на Return Receipt харчи много лента и ако съобщението ви не е изключително важно, може доста да затрудни получателя. Ако пък съобщението ви е наистина критично, като че ли най-добре е да използвате “добрите старомодни телефони”.


И още нещо:

Не отбелязвайте на съобщението си “От първостепенно значение”, освен ако наистина не е от такъв ранг.